Важко сперечатися з тим фактом, що нині корпоративні заходи є ефективним інструментом для мотивації персоналу, вибудовування позитивного іміджу та, звісно ж, розширення партнерських зв’язків. Правильно спланована й організована подія допоможе презентувати досягнення компанії й водночас укріпити поліпшити комунікацію. Якщо ви гадаєте, що усе зводить лише до вибору приміщення й замовлення кейтерингу, то можете бути впевнені, що івент може не виправдає ваших очікувань. Ось чому вам слід ретельно продумати кожен крок, причому ми зараз говоримо й про технічні деталі та трансфер учасників.
Визначаємо мету та формат
Все починається з першого впевненого кроку, яким є чітко окреслена мета заходу. Що ми маємо на увазі? Наприклад, приводом для проведення захочу можуть бути:
- відзначення певних досягнень або ювілей;
- запуск нового продукту/сервісу;
- поліпшення командної взаємодії та корпоративного духу;
- залучення нових клієнтів/партнерів.
Коли ви визначили ціль, то можете приступати обговорення формату — вечірка, семінар, виставка, спортивне змагання чи глобальна конференція. Звісно, кожен формат має свої певні вимоги до локації, сценарію та й бюджету.
Плануємо бюджет та масштаб
Безумовно, бюджет впливає на всі подальші ваші організаційні рішення. Що ми розуміємо під цим? Вибір місця, меню, технічне забезпечення та список запрошених гостей. Радимо скласти детальний кошторис, куди включити основні статті витрат та певну суму резервних коштів на непередбачувані потреби. Наприклад, якщо ви плануєте запросити відомого артиста, передбачте його гонорар у фінансовому плані заздалегідь.
Обираємо локацію, дату та трансфер
Обираючи місце проведення, першим чином переконайтеся, що воно точно вмістить заплановану кількість гостей та буде відповідати формату заходу. Якщо ж локація розташована далеко від міста, в іншому регіоні чи навіть країні, ви маєте обов’язково подбати про трансферні послуги. Зауважте, що продуманий та професійний трансфер забезпечить:
- можливість учасникам дістатися до місця без стресу й зайвих витрат часу;
- позитивне враження від турботи про гостей;
- логістику прозорою та передбачуваною.
Важливою є й дата проведення. Краще уникати періодів, коли в місті проведення плануються масштабні події, здатні відтягнути увагу вашої цільової аудиторії.
Опрацьовуємо сценарій та розважальну програму
Запам’ятайте, що кращий корпоративний захід — це не лише одні сухі офіційні промови. Вам потрібен буде чіткий сценарій, у якому передбачено час на доповіді, інтерактивні блоки, розваги та, звісно ж, спілкування. Що потрібно буде врахувати:
- виступи керівників та топових співробітників;
- демонстрацію презентацій/відео;
- розважальні /креативні елементи;
- вручення нагород/подарунків кращим працівникам.
Пам’ятайте, що люди швидко втомлюються від монотонних виступів, тому варто змінювати формати взаємодії та постійно підтримувати інтерес гостей.
Обдумуємо кейтеринг і технічне забезпечення
Смачна їжа й належно організоване обслуговування — один із головних факторів, які обов’язково надовго закарбуються в пам’яті учасників. При виборі кейтерингу, ви маєте врахувати різноманітність меню та можливі дієтичні обмеження гостей.
Технічне забезпечення також потребує вашої ретельної підготовки. Проведіть попередній тест у приміщенні, щоб переконатися, що все працює без збоїв і відповідає вашим потребам.
Визначаємо спосіб інформування та запрошення
Сформуйте список гостей та завчасно надішліть їм запрошення, де обов’язково вкажіть:
- тему/формат івенту;
- точний час/місце проведення;
- орієнтовну програму;
- інструкції щодо дрес-коду, якщо він є;
- інформацію про те, як скористатися трансфером або де краще припаркувати авто.
Враховуйте той факт, що добре скомпоноване й вчасно відправлене запрошення допоможе учасникам заздалегідь спланувати свій час та збільшить шанси на високий відсоток відвідуваності.
Співпрацюємо з професіоналами
Організація серйозного івенту потребує допомоги кваліфікованих підрядників: декораторів, ведучих, технічних спеціалістів. Якщо ви оберете досвідчених фахівців зекономлять ваш час та зусилля. Крім того, вони запропонують креативні ідеї та нестандартні рішення, від яких організація заходу тільки виграє.
Аналізуємо результати
Після завершення заходу не забудьте зробити зворотний зв’язок. Коротке опитування або бесіда з учасниками допоможуть вам зрозуміти, чи виправдано було мету й корпоративного заходу, а також виявити аспекти, які можна вдосконалити для майбутніх подібних подій.
