Електронний підпис використовують для подання звітності, отримання державних послуг, роботи з ПРРО та підписання договорів без паперових примірників. Він потрібен фізичним особам, ФОП, керівникам компаній і працівникам, які підписують документи від імені підприємства.
Що таке КЕП
КЕП – це кваліфікований електронний підпис, створений за допомогою особистого ключа та підтверджений кваліфікованим сертифікатом. Він дозволяє встановити особу підписувача, перевірити чинність сертифіката та з’ясувати, чи змінювали документ після підписання.
Отримати КЕП можна у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. Користувач реєструється, подає необхідні дані, проходить ідентифікацію та створює особистий ключ. Умови залежать від надавача, статусу заявника та обраного способу зберігання ключа.
Якщо потрібен хмарний ключ, у сервісі DepositSign його можна оформити для фізичної особи, ФОП або представника компанії. Ключ зберігається у захищеному сховищі, тому користувачеві не доводиться переносити його на флешці. Доступ до підписання підтверджується через двофакторну автентифікацію.
Де ще можна створити електронний підпис
КЕП також видають державні установи й банки, які мають статус кваліфікованого надавача. Наприклад, клієнти ПриватБанку можуть оформити підпис через Приват24, а Ощадбанк надає відповідну послугу своїм клієнтам.
Окремий варіант – Дія.Підпис. Він створюється у застосунку “Дія” та не потребує флешки або токена. Такий підпис зручний для державних і комерційних сервісів, у яких передбачена його підтримка. Для роботи з бухгалтерськими програмами, податковою звітністю чи корпоративними системами сумісність краще перевірити заздалегідь.
Де зберігається особистий ключ
Перед тим як створити електронний підпис, потрібно обрати спосіб зберігання ключа:
- файловий ключ зберігається на комп’ютері або зовнішньому носії, але його можна випадково видалити чи скопіювати;
- апаратний ключ записується на захищений токен, який потрібно придбати й мати при собі;
- хмарний ключ знаходиться в системі надавача та доступний після автентифікації;
- Дія.Підпис використовується через смартфон у сумісних сервісах.
Файловий КЕП працює з багатьма державними порталами та програмами, однак потребує уважного зберігання. Токен краще захищає ключ від копіювання. Хмарний підпис зручний для роботи з різних пристроїв, якщо користувач має доступ до телефону та сервісу надавача.
Як оформити КЕП
Процедура залежить від обраного сервісу, але зазвичай містить кілька кроків:
- Реєстрація та заповнення заяви.
- Надання паспортних даних і податкового номера.
- Підтвердження особи онлайн або в пункті обслуговування.
- Створення особистого ключа й отримання сертифіката.
- Встановлення пароля та перевірка роботи підпису.
Юридичним особам додатково можуть знадобитися відомості про компанію й підтвердження повноважень підписувача. Сертифікат видається на визначений строк, тому дату завершення його дії потрібно контролювати.
Вимоги до КЕП визначає Закон України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як власноручний, якщо його створено та перевірено відповідно до вимог законодавства.
Як обрати потрібний варіант
Підпис КЕП має працювати саме в тих системах, для яких його оформлюють. Для періодичного отримання державних послуг може підійти Дія.Підпис. ФОП важливі сумісність зі звітністю та ПРРО, а компанії слід врахувати кількість підписувачів, керування сертифікатами й порядок блокування доступу.
Особистий ключ і пароль не можна передавати бухгалтеру, колезі чи іншій людині. Якщо носій утрачено або пароль став відомий стороннім, сертифікат потрібно одразу заблокувати через надавача.
