Как часто успеваете сделать все запланированные дела в течение рабочего дня? Обычно успеваешь выполнить 3-5 дел из 10 запланированных, а иногда все заканчивается одной выполненной задачей в течение дня и беспрерывной прокрастинацией. Научитесь правильно распоряжаться временем. Это поможет повысить продуктивность труда и результативность в коллективе.
«Работать нужно не 12 часов, а головой», — Стив Джобс
Простые правила организации рабочего времени
Применяйте советы на практике и улучшайте успеваемость и продуктивность на рабочем месте.
Важны первые три задачи
Чем заняться в рабочее время в первую очередь? Такой вопрос вы должны задавать себе каждое утро. Независимо от того, сколько раз будут отвлекать, как долго длиться обед, вы должны успеть сделать минимум три самых важных пункта из списка. Если номером «1» записана одна крупная задача, начните сразу с нее.
Существует два подхода к выполнению всего списка дел: «сперва съешь лягушку» (сделай самое неприятное дело в первую очередь) и метод «швейцарского сыра» (сперва сделай приятную работу, а самое не желаемое дело отложи на потом). В итоге, каждый выбирает наиболее эффективную стратегию действий. Поэкспериментируйте в течение недели и выберите метод, который лучше всего работает.
Не делайте чужую работу
Поручения коллег отнимает много энергии и времени. Ежедневно организм имеет в запасе ограниченное количество энергии на выполнение любых задач. Если растрачивать ценное «топливо» на кого-то постороннего, энергии и креативности на свою работу может не хватить.
Чтобы не показаться грубым, пообещайте помочь с выполнением поручений или просьб после завершения своей основной работы. Можете отказать в выполнении работы, которую начальство поручило не вам персонально. В конце концов, в компании ценят эффективность каждого отдельного сотрудника, и если у вас будут низкие показатели результативности, это негативно скажется на бонусах и премии.
При возможности переложите часть дел на кого-нибудь из коллег. Лучше займитесь важной работой, вместо приготовления кофе, покупки канцелярских товаров и перестановкой мебели в офисе.
Планируйте рабочее время
Перед началом рабочего дня составляйте список дел. Уделите 5-10 минут на планирование, выделите самые важные задачи.
Делайте перерывы во время работы
Курение в рабочее время – отличный способ делать кратковременные перерывы для восстановления умственных способностей. Не нагружайте мозг на 100% с 8:00 до 18:00.
Если ведёте здоровый образ жизни, делайте перерывы раз в час или несколько часов. Эффективность труда вырастет в разы. Кратковременные перерывы по 5-15 минут позволят подкорректировать план действий, сосредоточиться на самых важных задачах.
Экономия рабочего времени
Чем меньше времени вы тратите на организационные вопросы, тем выше продуктивность и успеваемость в основных делах. Подготовка рабочего места, затянувшийся обеденный перерыв, общение с коллегами, даже поиск файлов на компьютере суммарно в течение дня отнимает много времени и сил.
Экономить время в течение рабочего дня полезно. Например, если важные файлы будут на рабочем компьютере, кулер с водой будет стоять возле вашего стола, и сосед (коллега) будет не разговорчивым, можно легко сэкономить до одного-двух часов рабочего времени в день. Потратьте сэкономленные часы на выполнение важных дел, саморазвитие или подготовку к презентации проекта.
Сон в рабочее время
Сонливость в течение рабочего дня негативно влияет на продуктивность и общую результативность. Ежедневно 1-2 часа приходится бороться с сонливостью. Методы борьбы с сонливостью самые разные: крепкий кофе, питьё воды, легкие перекусы (овощи, энергетические батончики). Поможет даже общение по телефону с близким человеком или кратковременное общение с коллегой.
Ученые утверждают, что кратковременный сон (в течение 15-30 минут) в рабочее время способствует быстрому и эффективному восстановлению организма. Однако, не всегда есть место для сна в рабочее время.
Организация рабочего времени дома
Работаете дома? Домашними работникам важно организовать свое время, стать себе начальником, составить график и ежедневно следовать плану. Дневное и ночное рабочее время должно быть четко организовано и спланировано. Действуйте, как в офисном режиме: вначале дня составьте список дел, выделите самые важные, постарайтесь не отвлекаться на кофе-чай, разговоры по телефону, социальные сети и другие бесполезные занятия.
В рабочем кабинете (отдельной комнате) не должно быть отвлекающих вещей. Организуйте рабочее пространство для хранения компьютера, документов, бумаг и других материалов, необходимых для профессиональной деятельности.
Заключение
Придерживаясь простых правил, планируйте свое время на рабочем месте таким образом, чтобы результативность увеличивалась в разы. За те же 6-8 или 12 трудовых часов вы будете успевать в 1,5-2 раза больше. Это отличный показатель, учитывая простоту внедрения вышеперечисленных правил.
